Whistleblowing
In ottemperanza al D.Lgs. 24 del 10 marzo 2023 di attuazione della Direttiva (UE) 2019/1937 (c.d. direttiva whistleblowing) Coop SOS si è dotata di una procedura per la gestione delle segnalazioni di condotte illecite in quanto non conformi ai principi e alle prescrizioni dei documenti/regolamenti/politica/codice etico o altra documentazione dell’organizzazione, ai principi e alle prescrizioni del Codice di Condotta Antitrust e alle procedure interne della Cooperativa, di cui si abbia conoscenza in occasione e/o a causa dello svolgimento delle mansioni lavorative o in ragione del rapporto di lavoro/collaborazione.
La gestione e la verifica della fondatezza delle circostanze rappresentate nella segnalazione sono affidate al Responsabile del processo di whistlebloving (Dott. Ing. Marco Passone), nell’ambito delle proprie competenze, che vi provvede nel rispetto dei principi di imparzialità e riservatezza, effettuando ogni attività ritenuta opportuna, inclusa l’audizione personale del segnalante e di eventuali altri soggetti che possono riferire su fatti segnalati.
Oggetto della segnalazione
Le segnalazioni prese in considerazione sono soltanto quelle che riguardano fatti riscontrati direttamente dal segnalante e non basati su voci correnti.
A titolo esemplificativo, ma non esaustivo, la segnalazione può riguardare azioni o omissioni, commesse o tentate:
- penalmente rilevanti;
- attuate in violazione dei principi di controllo interno e di altre procedure interne o disposizioni aziendali sanzionabili in via disciplinare;
- suscettibili di arrecare un pregiudizio patrimoniale o reputazionale alla Cooperativa o ai soci lavoratori/dipendenti, agli utenti o ad altri soggetti che svolgono la loro attività presso SOS;
- suscettibili di arrecare un danno alla salute o alla sicurezza dei soci lavoratori/dipendenti, cittadini o utenti, o di arrecare un danno all’ambiente.
Sono escluse le segnalazioni dall’applicazione della normativa:
- Le contestazioni, rivendicazioni o richieste legate ad un interesse di carattere personale della persona segnalante o della persona che ha sporto una denuncia all’Autorità giudiziaria che attengono esclusivamente ai propri rapporti individuali di lavoro, ovvero inerenti ai propri rapporti di lavoro con le figure gerarchicamente sovraordinate.
Chi può segnalare
Tutti coloro che hanno una relazione qualificata con COOP SOS lavoratori subordinati, tirocinanti, lavoratori autonomi, consulenti, volontari, soci, coloro che hanno funzioni di amministrazione, direzione, vigilanza e controllo o rappresentanza. Ecco quando si tratta di situazioni precontrattuali, periodi di prova o situazioni successive allo scioglimento del rapporto giuridico.
Riservatezza
L’identità del whistleblower viene protetta sia in fase di acquisizione della segnalazione che in ogni contesto successivo alla stessa, ad eccezione dei casi in cui si configuri una responsabilità a titolo di calunnia e di diffamazione ai sensi delle disposizioni del codice penale o dell’art. 2043 c.c., nonché delle ipotesi in cui l’anonimato non sia opponibile per legge (come per esempio indagini penali, tributarie o amministrative, ispezioni di organi di controllo).
Contenuto della segnalazione
Le segnalazioni devono:
- essere circostanziate e fondate su elementi precisi e concordanti;
- riguardare fatti riscontrabili e conosciuti direttamente da chi segnala;
- contenere tutte le informazioni necessarie per individuare in modo inequivocabile gli autori della condotta illecita.
Il segnalante deve, quindi, fornire tutti gli elementi utili a consentire di procedere alle opportune verifiche ed accertamenti a riscontro dei fatti oggetto di segnalazione.
All’esito dell’attività istruttoria, il Responsabile del processo di whistlebloving redige una relazione riepilogativa delle indagini effettuate e delle evidenze emerse condividendola, in base agli esiti, con le funzioni aziendali di volta in volta competenti, al fine di garantire eventuali piani d’intervento da implementare e l’adozione di azioni da avviare a tutela della Cooperativa.
Sebbene siano preferibili le segnalazioni trasmesse in forma non anonima, sono ammesse anche le segnalazioni anonime e cioè prive di elementi che consentano di identificarne il segnalante
Archiviazione della segnalazione
Il Responsabile del processo di whistlebloving che riceve la segnalazione è tenuto a documentare, mediante la conservazione di documenti informatici e/o cartacei, le segnalazioni ricevute, al fine di garantire la completa tracciabilità degli interventi intrapresi per l’adempimento delle sue funzioni istituzionali.
Il medesimo si riserva di archiviare le stesse secretando dati ed elementi che possano consentire l’identificazione dei segnalanti, se non con espresso consenso, al fine di garantire la riservatezza dei dati dei segnalanti.
I documenti cartacei sono archiviati presso un luogo identificato il cui accesso è consentito unicamente al Responsabile del processo di whistlebloving ovvero ai soggetti espressamente autorizzati dallo stesso.
SEGNALAZIONI
Modulo scaricabile ed editabile: indirizzata all’indirizzo di posta ordinaria: Resp. Whistlebloving Cooperativa SOS, Via Maso della Pieve 2/d – Bolzano; in tal caso, per poter usufruire della garanzia della riservatezza, è necessario che la segnalazione venga inserita in una busta chiusa che rechi all’esterno la dicitura “RISERVATO”
Segnalazione orale: mediante incontro diretto con il Responsabile del Whistleblowing fissato entro un termine ragionevole. In tal caso saranno concordati i tempi, i luoghi e le modalità. L’incontro avrà una durata massima di un’ora e la dinamica di interazione sarà sotto forma di domande del RW e risposte del segnalante. La richiesta di incontro con RW potrà essere fatto al nr. 0471 537065 chiedendo appuntamento con il Responsabile del Whistleblowing e lasciando un recapito telefonico.